Организация хранения и обмена данными при помощи программ 1С
Семейство программ 1С – мощный инструмент для ведения бизнеса, который включает в себя целый ряд решений, предназначенных для работы с основными направлениями деятельности компаний. Существенным преимуществом этого семейства программ является тот факт, что все модули поддерживают не только расширенные возможности настройки под индивидуальные требования, но и позволяют создавать собственные дополнения, отлично вписывающиеся в общую систему. При этом все работает на единой платформе и легко интегрируется в базовую конфигурацию.
Поскольку одна из задач программ 1С это повышение эффективности работы специалистов, то есть смысл использовать ее не только в рамках бухгалтерии и управления персоналом, объединив все функции компании при помощи единой базы данных.
Рассмотрим пример, при котором у нас будет стоять несколько задач: 1. Ведение учета и отчетности бухгалтерии 2. Организация кадрового учета и связь с данными бухгалтерии 3. Обширная клиентская база, с которой работает большая группа менеджеров 4. Учет работы маркетингового отдела, включая оценку эффективности и результативности проведенных акций 5. Получение отчетов о работы компании по параметрам прибыли, роста клиентской базы, влияния рекламных акций, ведение оплат и расходов, контроль действий менеджеров 6. Выявление слабых мест в управлении бизнес-процессами.
Задачи типичны для многих компаний. Необходимо разработать единое решение, которое бы максимально точно отвечало на вопросы эффективности работы компании.
Итак, о чем мы будем говорить: объединение учета и отражения всех процессов в единой базе, построение связей между модулями, организация уровней доступа для разных пользователей и создание системы отчетов. Надо отметить, что в нашем варианте невозможно обойтись только стандартными решениями. Понадобится серьезная работа по внедрению системы на предприятие.
Первоначально у нас есть несколько стартовых групп данных: бухгалтерия, список работников, список действующих клиентов. Мы объединяем их в единый блок. Интеграция данных позволяет вести статистику расходов, доходов, учета рабочего времени, ввода контрагентов, склад, инвентаризация и т.д.
В базовую конфигурацию добавляется модуль, который связывает каждого менеджера с той группой клиентов, которая находится в его ведении. При этом расширенная настройка вводит дополнительные поля: контрагенты получают максимально подробное описание, в которое входит подробный перечень ответственных лиц, с которыми контактируют менеджеры, служебные и личные данные этих лиц, ведется история контактов, вносятся другие данные, учитывающие специфику работы. Менеджер, в свою очередь, имеет доступ к истории выплат, может контролировать наличие задолженности у клиента или планировать продажи. При этом, разумеется, поддерживается связь между бухгалтерией и кадрами. При необходимости добавляются отраслевые модули из состава 1С Предприятие.
На следующем этапе мы подключаем оценку рекламных акций и результаты работы отдела маркетинга. Для этого делается модуль, который позволяет вносить описание производимых действия и хронологически отслеживать их эффект. К примеру, проводится акция продажи определенной группы товаров со скидкой. Начало и конец действия акции отмечается в базе, затем туда же вносятся конкретные события, связанные с этими мероприятиями. Например, звонки новых клиентов, продажи по имеющимся контактам и т.д. Важно понимать, что эффективность работы возможна лишь при условии четкой и своевременной фиксации своих действий, которая идет через отметки в базе, а та, в свою очередь, имеет привязку к клиентам и менеджерам.
Работа с персоналом тоже отмечается в базе данных. Проведение семинаров, учебных курсов или тренингов должно давать положительный эффект. А как его оценить? Через результаты работы сотрудника. Увеличилось ли у него число контактов с клиентами? Стало больше или меньше продаж? Укладывается ли он в свои нормативы или отстает от графика? Ответы на все эти вопросы можно получить при анализе базы.
Заключительный этап внедрения это формирование отчетов под заданные параметры. Автоматизация процессов позволяет получить информацию о работе как всей компании в целом, так и отдельных подразделений, в любой момент, не дожидаясь квартальных или годовых отчетов. Как следствие, можно выработать гибкую линию поведения на рынке и планировать свои действия. Предложенная схема управления имеет целый ряд преимуществ, а именно:
- продуктивная работа сотрудников - проще в течение месяца вносить информацию небольшими порциями, чем составлять гигантский отчет в течение нескольких дней;
- ведется история работы с клиентом – менеджер может заболеть, уволиться, перейти в другое подразделение, при этом вся накопленная им информация никуда не пропадет, а новому человеку легко входить в курс дела;
- анализ действий клиента дает представление о его лояльности и перспективности для дальнейших контактов;
- поскольку все отделы, работающие с клиентами, вносят информацию о своих действиях, при формировании отчетов видно, какие меры имеют успех, а какие нет, а значит, можно быстро скорректировать свою стратегию;
- в любой момент доступна полная и четкая картина работы всей компании и отдельных ее подразделений.
Для построения этой схемы будут задействованы модули 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и кадры и отраслевые модули – в рамках программы 1С Предприятие. Следует отметить, что приведенная схема внедрения 1С была неоднократно проверена на практике и получила положительные отзывы со стороны клиентов.
В целом же вопрос внедрения профессиональных решений от 1С всегда опирается на индивидуальный подход и учет всех пожеланий клиента по специфике его деятельности.